Slik kan du bidra til å forhindre vertskapsutfordringer

Til tross for din beste innsats kan det likevel oppstå problemer. Det kan for eksempel forekomme at en gjest ikke finner nøkkelen du la igjen, eller at rørene på utleiestedet går tett. Selv om store problemer sjeldent inntreffer, planlegger fremgangsrike verter alltid for det uventede.

Slik anbefaler Diana, en Superhost fra Oakland i California, at du håndterer utfordrende øyeblikk som vert.

Vertskap handler om fellesskap, og det fellesskapet omfatter de personene som bidrar til at vertsvirksomheten går knirkefritt.

"Vi har navnet og nummeret til en rørlegger, elektriker og rengjøringsperson lett tilgjengelig", sier Diana. Og når hun er bortreist, er Dianas søster, som også er reserveverten hennes, tilgjengelig. "Vi har alltid noen som kan hjelpe hvis det skulle oppstå et problem."

Hva er vel bedre enn å være forberedt på å raskt håndtere et rør som lekker eller et ødelagt varmeapparat? Hvis man kan forhindre at det overhodet skjer.

"Jeg har en sjekkliste for vedlikehold som jeg gjennomgår hvert år", sier Diana. "Noen av disse oppgavene gjør jeg selv, andre overlater jeg til fagfolk. Alle steder er forskjellige, men det er viktig å finne ut nøyaktig hva som må til for å holde ditt sted i god stand for gjestene."

Dianas årlige sjekkliste for vedlikehold omfatter

• å renske takrennene for løv og annet rusk
• å kontrollere at alle varme-, ventilasjons- og klimaanleggsenheter fungerer
• å vaske takvinduer som er vanskelige å nå, for å holde stedet godt opplyst

Effektiv kommunikasjon med gjestene handler om å være ærlig og realistisk.

"Jeg tror det er veldig viktig å ikke love for mye, men heller dele for mye informasjon enn for lite.", sier Diana. "Selv om jeg ikke har en løsning akkurat der og da, informerer jeg gjesten om hva jeg jobber med."

Så da et rør brast rett før en gjest ankom, grep Diana raskt telefonen.

"Jeg ringte gjesten og fortalte vedkommende at vi jobbet med problemet. Jeg spurte også om vi kunne utsette innsjekkingstiden", sier Diana. "Jeg tilbød dessuten senere utsjekking, noe de virkelig satte pris på, og la igjen en flaske vin og et takkekort. For mange gjester betyr åpen kommunikasjon og små tegn på takknemlighet – det være seg en flaske vin eller et gavekort til en lokal kafé – mye."

"Vi har veldig vanskelige dører som gjestene ofte ikke vet hvordan de skal åpne, selv om jeg har skrevet instruksjoner i husmanualen og innsjekkingsinstruksjonene", sier Diana. "Når dette skjer, lytter jeg alltid til frustrasjonen deres og forklarer dem tålmodig hva de må gjøre over telefonen, eller jeg tar turen innom."

Her er noen ting som Diana gjennom årene har lært ved å lytte til gjestene:

• Tilby nøkkelfri adgang for å gjøre innsjekkingen enklere.
• Sørg for god utendørs belysning så gjestene kan finne trygt frem i mørket.
• Be om reiseinformasjon på forhånd, og gjenta innsjekkings- og utsjekkingstidene.

Tidlige gjesteankomster, sene utsjekkinger og rengjøringsproblemer er alle ting som kan føre til utfordringer. Her er noen forslag for å redusere potensielle problemer:

• Oppgi tydelige innsjekkings- og utsjekkingstider og begrunnelsen for disse ("Vi ber gjester om å sjekke inn tidligst kl. 15.00 for å gi rengjørerne tid til å klargjøre rommet ditt").
• Angi reservasjonsinnstillinger som gir deg mer tid til rengjøring.
• Vurder å tilby oppbevaring av gjestenes bagasje hvis du vet at de ankommer tidlig.
• Ta med viktige opplysninger – hvordan gjestene får adgang til stedet, hvordan stedet ser ut osv. – i beskrivelsen av utleiestedet og innsjekkingsinstruksjonene for å sette klare forventninger.

• Legg fram en husmanual med instruksjoner om hvordan man får tilgang til trådløst nettverk og bruk av vanskelige apparater.